eMail-LogoIn den letzten Monaten habe ich mich sehr viel mit Zeitmanagement-Themen (GTD lässt grüßen) befasst. Wer in das Thema einen guten Einstieg sucht, dem empfehle ich das eBook von Lars Bobach. Sicher nicht der ultimative und allumfassende Leitfaden für GTD, aber definitv ein guter Weg wie man es machen kann.

In der heutigen Zeit des digitale Informations-Overkills sicher eines der spannendsten und auch wichtigsten Themen ist dabei die “Zero Inbox”, der leere Posteingang im eMail-Postfach. So ein leerer Posteingang hätte schon was. Zugegebenermaßen etwas, was ich auch schon viele Jahre nicht kenne. Es wird also Zeit, das mal zu ändern.

Dabei habe ich mir in den letzten Wochen mal den ganzen Kram, der da so im (privaten) Postfach ankommt, vorgenommen. Weniger unter dem Aspekt, wie ich das besser abgearbeitet bekomme, sondern mehr unter dem Gesichtspunkt ob man den ganzen Kram überhaupt haben muss.

  • Newsletter: Muss ich diesen oder jenen Newsletter überhaupt haben? Interessiert mich der Kram aktuell überhaupt noch oder kann der Newsletter gleich ganz abbestellt werden? Was weg ist, ist weg. Und nervt nicht mehr.
  • Newsletter: Wenn mich der Newsletter thematisch interessiert, wie oft wird er zugesandt? Lässt sich der Zustellungszyklus evtl. beim Absender des Newsletters einstellen und auf längere Zeiträume umstellen? Ein wöchentlicher Newsletter nervt weniger als ein täglicher Newsletter. Weniger/seltener ist mehr.
  • Gleiches gilt für die Benachrichtigung aus Webforen, Social Media Seiten, etc. Auch da habe ich, wo möglich, den Benachrichtigungszeitraum hochgesetzt. Je nach Seite oder Dienst auf mindestens einen Tag oder auf eine Woche.
  • Die Informationen, die ich weiterhin noch bekommen möchte, muss ich die weiterhin in den Posteingang bekommen oder können die ggfs. gleich in thematisch passende Ordner wegsortiert/vorsortiert werden? Wo dies möglich ist lasse ich dies über entsprechende Posteingangsregeln gleich erledigen. Viele Zusendungen sind rein informativ und erfordern keine zeitnahe Reaktion. Ich kann diese Infos also genau dann lesen, wenn ich Zeit für diese Themen habe. Dann kann ich sie auch konzentrierter und schneller erfassen bzw. abarbeiten.
  • Weiterhin strebe ich an eine eMail nur noch ein Mal “in die Hand zu nehmen”. Ich versuche die eMail sofort komplett zu bearbeiten, also sofort zu entscheiden ob die Nachricht gelöscht werden kann, die Mail im Temporär-Ordner zwischengespeichert wird (z.Bsp. Versandinformationen bei Online-Bestellungen), ein Termin im Kalender daraus entsteht, die Informationen in Evernote oder im Dateisystem zu archivieren sind, oder das Ganze für die spätere Sichtung in Pocket landet. Mein Postfach soll wirklich nur als Eingangskanal dienen, nicht als Informationsspeicher.
  • Beim Posteingang ausmisten auch gleich an den Postausgangsordner denken!

Im Zuge der aktuellen Bereinigungsaktion habe ich das Postaufkommen in meinem privaten eMail-Postfach locker um die Hälfte eingedampft. Das Ganze ist auch keine einmalige Aktion, man sollte so eine Bereinigung regelmäßig alle paar Monate wiederholen. Es kommen schließlich immer wieder neue Informatiosnquellen dazu. Die noch anfallenden eMails lassen sich jetzt strukturierter bearbeiten, was auch zu einer Zeitersparnis und besseren Fokussierung führt.

Markiert in:        

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.